Tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

Rekisterin nimi

Opintopolun opiskelijavalintarekisteri

Rekisterikokonaisuus, joka koostuu seuraavista:
– Ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja muun perusopetuksen jälkeisen koulutuksen hakurekisteri
– Korkeakoulujen hakurekisteri
– Osoitepalvelun yhteystietorekisteri

Rekisterinpitäjä

Nimi

Opetushallitus

Osoite

PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki

Muut yhteystiedot

kirjaamo(at)oph.fi, opetushallitus(at)oph.fi, puhelinvaihde 029 533 1000

Rekisterinpitäjän edustaja

Nimi

Outi Kivipelto

Yhteystiedot

vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jyrki Tuohela, sähköposti tietosuoja(at)oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

• Rekisterin pitäminen perustuu lakiin 884/2017, 18 § ja VnA 805/2008, 1.2 §
• Muut henkilötietojen käsittelyä ohjaavat lait: EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), laki Opetushallituksesta (564/2016), laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017), lukiolaki (629/1998), Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014); yliopistolaki (558/2009), ammattikorkeakoululaki (932/2014), Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)
• Rekisterien tarkoituksena on:
  • opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottaminen
  • koulutukseen hakeutuminen, opiskelijavalinnan ja opiskelupaikan vastaanottamisen järjestäminen sekä koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan seuraaminen
  • opiskelijoiden valintaa, valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antaminen yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen ja lukiokoulutuksen järjestäjille sekä perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille
  • koulutusmahdollisuuksista tiedottaminen
  • seuranta- ja arviointitietojen tuottaminen hakijoista ja opiskelijoista
  • muut opiskelijoiden valitsemista varten tarpeelliset toiminnot
  • Opetushallituksen sisäisen postituksen hoitaminen käyttämällä koottuja oppilaitosten tallentamia yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteita

Rekisterin tietosisältö/henkilötietoryhmät

L 884/2017, 19 §

a) Hakurekisterien tietosisältö

1. Hakijaa koskevat tiedot:
   • hakijan nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot
   • hakutoiveet
   • koulutukseen hakemista koskevat tiedot
   • valintaperusteiden ja oppilaaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot:
   • hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot
   • tieto hakijan ammatinvalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto)
   • hakijan harrastustoimintatiedot
   • valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
   • opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot
   • hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta Internetissä
   • hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten

b) Osoitepalvelun yhteystietorekisterin tietosisältö

1. • Koulutuksen ja opetuksen järjestäjien yhteyshenkilöiden tiedot
   • Nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero

Henkilötietojen tietolähteet

L 884/2017, 20 §

• Rekisteröidyn täyttämät hakulomakkeet ja niiden liitteet
• Perus- ja lisäopetuksen järjestäjät
• Lukio- ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
• Yliopistot, ammattikorkeakoulut ja kahden tai useamman yliopiston yhteiset rekisterit, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten
• Väestörekisterikeskus (VRK)
• Ylioppilastutkintorekisteri
• Työ- ja elinkeinoviranomaiset

Henkilötietojen luovutukset

L 884/2017, 21 §

• Ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille
• Yliopistoille, ammattikorkeakouluille ja kahden tai useamman yliopiston yhteisiin rekistereihin
• Asianomaiselle ministeriölle koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten
• Tilastokeskukselle koulutustilastojen laatimista ja koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten (TilastoL 280/2004)
• Kansaneläkelaitokselle opintotukiasioiden, koulumatkatukiasioiden ja kuntoutusasioiden käsittelyä varten (L 65/1994, L 48/1997, L 566/2005)
• Kansaneläkelaitokselle ja työ- ja elinkeinoviranomaiselle työttömyysetuuden saamisen edellytysten selvittämistä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002)
• Opiskeluterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja lain mukaisen opiskeluterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten (L 1326/2010)
• Etsivää nuorisotyötä järjestävälle kunnalle nuorisolain mukaisen tehtävän hoitamista varten (NuorisoL 72/2006)
• Ulkomaalaisrekisterin rekisterinpitäjälle ulkomaisten opiskelijaksi hyväksyttyjen lupa-asioita varten (L 1270/1997, 3 §; L 301/2004; 359/2003)
• Rekisteröidyn luvalla Opetushallitus luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin (ks. kohta Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet).

Rekisteröidyn ilmoittamat ammatinvalintaan vaikuttavat terveystiedot sekä tiedot työkokemuksesta ja harrastustoiminnasta voidaan luovuttaa vain yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjille, perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille sekä kahden tai useamman yliopiston yhteisiin rekistereihin opiskelijoiden valintaa varten.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta.

Henkilötietojen säilyttämisaika

Rekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Korkeakoulujen hakurekisteriin sisältyvät opiskelupaikan vastaanottamista koskevat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi. Oppijanumero säilytetään myös pysyvästi (L 884/2017, 3 §).

Kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista (art 32 kohta 1) Tietojen suojaus

Opetushallituksen opiskelijavalintarekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen virkailija voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Salassa pidettävien ja tarkoitettujen arkaluonteisten tietojen suojauksesta huolehditaan. 

A Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tiedot on suojattu Opetushallituksen virkailijan tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin, säännöllisesti vaihdettavin salasanoin sekä tiedonsiirtosalausohjelmien avulla. Rekisterien käytöstä on laadittu sisäiset ohjeet. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja, joilla varmistetaan riittävä tietoturvaresurssien seuranta, käyttö sekä raportointiprosessien toiminta.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Rekisteröidyllä on itsellään pääsy hakemustietoihin Oma Opintopolku https://opintopolku.fi/omatsivut/login -sivuston kautta. Muiden henkilötietojen osalta, kuin mihin rekisteröidyllä itsellään on pääsy Oma Opintopolku -sivuston kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle. Tarkastuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti Opetushallitukselle osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön tulee rekisteröidyn liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Tarkastuspyyntöä varten tulostettava lomake: rekisteritietojen tarkastus (pdf)

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröity voi päivittää omia tietojaan Opintopolku.fi:ssä vahvasti tunnistautuneena. Jos tämä ei onnistu, rekisteröity voi päivittää omia tietojaan lähettämällä kirjallisen henkilötietoilmoituksen Opetushallitukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää korjauspyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot. Sähköpostitse lähetettävät korjauspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@oph.fi.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, muun muassa oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan tai muuhun vastaavaan käyttöön.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus väitetystä henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta kantelemalla asiasta tietosuojavaltuutetulle.

Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin?

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.