Skip to content

Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

1 Rekisterinpitäjä

Nimi

Opetushallitus

Osoite

PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Opetushallitus

Osoite

PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi

3 Rekisterin nimi

Opintopolun opiskelijavalintarekisteri

Rekisterikokonaisuus, joka koostuu seuraavista:

  • Ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja muun perusopetuksen jälkeisen koulutuksen hakurekisteri
  • Korkeakoulujen hakurekisteri
  • Osoitepalvelun yhteystietorekisteri
  • Käyttäjähallinnan virkailijarekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Rekisterin pitäminen perustuu L1058/1998, 2.2 § ja VnA 805/2008, 1.2 §
  • Muut henkilötietojen käsittelyä ohjaavat lait: henkilötietolaki (HetiL, 523/1999), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), laki Opetushallituksesta (182/1991), laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998), lukiolaki (629/1998), Valtioneuvoston asetus ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen valmistavan koulutuksen hakumenettelystä (294/2014); yliopistolaki (558/2009), ammattikorkeakoululaki (351/2003), Valtioneuvoston asetus korkeakoulujen yhteishausta (293/2014)

Rekisterien tarkoituksena on:

  • opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottaminen
  • koulutukseen hakeutuminen, opiskelijavalinnan ja opiskelupaikan vastaanottamisen järjestäminen sekä koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan seuraaminen
  • opiskelijoiden valintaa, valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antaminen yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen ja lukiokoulutuksen järjestäjille sekä perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille
  • koulutusmahdollisuuksista tiedottaminen
  • seuranta- ja arviointitietojen tuottaminen hakijoista ja opiskelijoista
  • muut opiskelijoiden valitsemista varten tarpeelliset toiminnot
  • Opetushallituksen sisäisen postituksen hoitaminen käyttämällä koottuja oppilaitosten tallentamia yhteyshenkilöiden sähköpostiosoitteita.

Lisäksi virkailijatietoja käytetään rekisterinpitoon kuuluvaan tiedotukseen ja yhteydenottoihin. Virkailijan henkilötunnus kerätään virkailijoiden yksilöintiä varten.

5 Rekisterin tietosisältö

L1058/1998, 3 §

  1. a) Hakurekisterien tietosisältö

Hakijaa koskevat tiedot

  • hakijan nimi, henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto (esim. oppijanumero), kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot
  • hakutoiveet
  • koulutukseen hakemista koskevat tiedot

Valintaperusteiden ja oppilaaksi ottamisen perusteiden mukaiset tiedot:

  • hakijan koulutus-, tutkinto- ja työkokemustiedot
  • tieto hakijan ammatinvalintaan vaikuttavista terveydellisistä seikoista (kyllä/ei -tieto)
  • hakijan harrastustoimintatiedot
  • valinnan tulosta koskevat tiedot (valintakoetulokset sekä muut valintaan liittyvät tiedot mm. valintapisteet)
  • opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot
  • hakijan suostumus tai kielto valintatuloksen julkaisemisesta Internetissä
  • hakijan suostumus tai kielto nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten
  1. b) Osoitepalvelun yhteystietorekisterin tietosisältö
  • Koulutuksen ja opetuksen järjestäjien yhteyshenkilöiden tiedot
  • Nimi, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero

Rekisterin tiedot säilytetään viisi vuotta opiskelijavalintapäätöksen tekemisestä lukien. Koulutuksen arvioinnin ja seurannan kannalta tarpeelliset tai tutkimuksen lähdeaineistona muusta syystä arvokkaat tiedot säilytetään kuitenkin pysyvästi siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään myös pysyvästi (L 1058/1998, 6 §).

  1. c) Käyttäjähallinnan virkailijarekisterin tietosisältö
  • Virkailijoita koskevat tiedot: kutsumanimi, asiointikieli, henkilötunnus, käyttäjätunnus, (työ)organisaatio, tehtävänimike

6 Säännönmukaiset tietolähteet

L 1058/1998, 4 §

  • Rekisteröidyn täyttämät hakulomakkeet ja niiden liitteet
  • Perus- ja lisäopetuksen järjestäjät
  • Lukio- ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
  • Yliopistot, ammattikorkeakoulut ja kahden tai useamman yliopiston yhteiset rekisterit, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten
  • Väestörekisterikeskus (VRK)
  • Ylioppilastutkintorekisteri
  • Työ- ja elinkeinoviranomaiset

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

 L 1058/1998, 5 §

  • Ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille
  • Yliopistoille, ammattikorkeakouluille ja kahden tai useamman yliopiston yhteisiin rekistereihin
  • Asianomaiselle ministeriölle koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten
  • Tilastokeskukselle koulutustilastojen laatimista ja koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten (TilastoL 280/2004)
  • Kansaneläkelaitokselle opintotukiasioiden, koulumatkatukiasioiden ja kuntoutusasioiden käsittelyä varten (L 65/1994, L 48/1997, L 566/2005)
  • Kansaneläkelaitokselle ja työ- ja elinkeinoviranomaiselle työttömyysetuuden saamisen edellytysten selvittämistä varten (TyöttömyysturvaL 1290/2002)
  • Opiskeluterveydenhuoltoa järjestävälle kunnalle ja lain mukaisen opiskeluterveydenhuollon järjestäjälle tämän tehtävän hoitamista varten (L 1326/2010)
  • Etsivää nuorisotyötä järjestävälle kunnalle nuorisolain mukaisen tehtävän hoitamista varten (NuorisoL 72/2006)
  • Ulkomaalaisrekisterin rekisterinpitäjälle ulkomaisten opiskelijaksi hyväksyttyjen lupa-asioita varten (L 1270/1997, 3 §; L 301/2004; 359/2003)
  • Rekisteröidyn luvalla Opetushallitus luovuttaa opiskelijoiden henkilötietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin (ks. kohta 12)
  • Rekisteröidyn ilmoittamat ammatinvalintaan vaikuttavat terveystiedot sekä tiedot työkokemuksesta ja harrastustoiminnasta voidaan luovuttaa vain yliopistoille, ammattikorkeakouluille, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjille, perusopetuksen lisäopetuksen järjestäjille sekä kahden tai useamman yliopiston yhteisiin rekistereihin opiskelijoiden valintaa varten.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Opetushallituksen opiskelijavalintarekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen virkailija voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Salassa pidettävien ja henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettujen arkaluonteisten tietojen suojauksesta huolehditaan.

A Manuaalinen aineisto

Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot on suojattu Opetushallituksen virkailijan tehtävien perusteella määritellyin käyttöoikeuksin, säännöllisesti vaihdettavin salasanoin sekä tiedonsiirtosalausohjelmien avulla. Rekisterien käytöstä on laadittu sisäiset ohjeet.

10 Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä (HetiL 26 §).  Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niitä koskevat tiedot kirjallisena.

Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse Opetushallitukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. – Lomake rekisteritietojen tarkastus (pdf)

Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@oph.fi.

Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus HetiL 29 §:n perusteella vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä.

Tiedonkorjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Opetushallitukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. – Rekisteritietojen korjaus (pdf)

Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@oph.fi.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Opetushallitus voi luovuttaa henkilötietoja opiskelijavalintarekisteristä markkina- ja mielipidetutkimusta tai koulutusta koskevaa tiedottamista ja markkinointia varten vain rekisteröidyn suostumuksella (L621/1999, 16.3 §). Lisäksi Opetushallitus voi luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten, ellei rekisteröity tätä erikseen kiellä.

Henkilötietolain 30 §:n mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja kaikkia edellä mainittuja tarkoituksia varten. Rekisteröity voi kieltää tietojensa luovuttamisen, vaikka olisikin aiemmin antanut suostumuksensa tietojen käyttöön. Rekisteröidyllä on siten mahdollisuus kieltää tietojensa luovuttaminen, milloin tahansa Opetushallitukselle postitse toimitettavalla lomakkeella tai sähköpostilla.

Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Henkilötietojen luovutuskielto (pdf)

Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@oph.fi.