Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste / Tiedonanto
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)
Rekisterin nimi
Oppijanumerorekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Opetushallitus
Osoite
PL 380, 00531 Helsinki (käyntiosoite Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki)
Muut yhteystiedot
sähköposti kirjaamo@oph.fi, opetushallitus@oph.fi, puhelinvaihde 029 533 1000
Rekisterinpitäjän edustaja (yhteyshenkilö)
Nimi
Laura von der Hagen
Yhteystiedot
vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jyrki Tuohela, sähköposti tietosuoja@oph.fi , puhelin 029 533 1000 (vaihde)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Opetushallitus ylläpitää oppijanumerorekisteriä osana erilaisista Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta. Oppijanumero on henkilölle annettava pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin, kun henkilötietoja tallennetaan, käsitellään ja luovutetaan rekisterikokonaisuudessa. Henkilölle luodaan oppijanumero, kun henkilöstä tallennetaan tietoja ensimmäistä kertaa. Oppijanumeroista sekä muista henkilön yksilöimiseksi tarvittavista tiedoista muodostuu oppijanumerorekisteri.
Oppijanumerorekisteri on yhteydessä seuraaviin rekistereihin:
- Varhaiskasvatuksen tietovaranto (VARDA-tietovaranto)
- Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI-tietovaranto)
- Ylioppilastutkintorekisteri
- Opiskelijavalintarekisteri
- Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-tietovaranto)
- Opetushallinnon tutkintorekisteri OTI
- Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautumisrekisteri YKI
- Oikeustulkkirekisteri
- Käyttäjähallinnon virkailijarekisteri
Oikeusperusteet:
Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017), varhaiskasvatuslaki (540/2018), laki oikeustulkkirekisteristä (1590/2015), laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983), laki holhoustoimesta (442/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).
Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e). Käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi:
- opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palveluksessa olevien virkamiesten ja työntekijöiden osalta kerättävät henkilötiedot
Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät
Oppijanumerorekisteriin tallennetaan:
- henkilön nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot
Pysyvästi oppijanumerorekisterissä säilytetään:
- henkilön nimi, henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto sekä oppijanumero
Henkilötietoryhmät:
Ryhmä 1: Varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset
Ryhmä 2: Varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten vanhemmat ja muut huoltajat
Ryhmä 3: Varhaiskasvatuksen henkilöstö (tietojen kerääminen aloitetaan vuonna 2020)
Ryhmä 4: Oppijat seuraavissa rekistereissä ja tietovarannoissa: KOSKI-tietovaranto, ylioppilastutkintorekisteri, opiskelijavalintarekisteri, VIRTA-tietovaranto
Ryhmä 5: Alaikäisen oppijan vanhemmat ja muut lailliset edustajat
Ryhmä 6: Oikeustulkkirekisteriin tallennetut henkilöt
Ryhmä 7: Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautuvat henkilöt
Ryhmä 8: Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautuvat henkilöt
Ryhmä 9: Oppijan palveluiden virkailijakäyttäjät, jotka rekisteröityvät Opintopolkuun suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta
- Opintopolku.fi-palvelun virkailijakäyttäjät
- Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan virkailijakäyttäjät
- Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu – KOSKI-palvelun virkailijakäyttäjät
- Oikeustulkkirekisterin virkailijakäyttäjät
- Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautumisjärjestelmän virkailijakäyttäjät
- Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautumisjärjestelmän virkailijakäyttäjät
- ARVO opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelun virkailijakäyttäjät (sekä siirtymäajan entistä AIPAL-Aikuiskoulutuksen palautekyselyä käyttävät virkailijat)
- Työelämätoimikuntien virkailijat (sekä siirtymäajan entistä AITU-järjestelmää käyttävät virkailijat)
- ePerusteet-palvelun virkailijakäyttäjät
- Ammatillisen peruskoulutuksen ohjaus- ja säätelypalvelu OIVAn virkailijakäyttäjät
- Valtionavustusjärjestelmän virkailijakäyttäjät
Ryhmä 10: Opintopolun ICT-kehittäjät
Henkilötunnusta käsitellään laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi.
Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja voidaan luovuttaa osana muiden rekistereiden tietoja siten kuin laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä sekä varhaiskasvatuslaissa säädetään. Ajantasaiset tiedot eri rekisterien ja tietovarantojen säännönmukaisista luovutuksensaajista löytyvät osoitteesta:
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.
Tietojärjestelmien palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.
Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin on mahdollista vain rekisteröidyn suostumuksella.
Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika
Nimi, henkilötunnus tai muu yksilöivä tieto sekä oppijanumero säilytetään pysyvästi (L 884/2017, 3 §).
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin (15 artikla).
Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön rekisteröidyn tulee liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Tarkastuspyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen-tarkastus
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).
Oikeus vaatia tiedon oikaisua
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (16 artikla).
Oikaisupyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen-korjaus
Oikaisupyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää oikaisupyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Rekisteröidyn tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa hän vaatii oikaistavaksi, mikä on hänen mielestään oikea tieto ja miten oikaisu halutaan tehtäväksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite) tai 1 e kohtaan (yleinen etu, julkinen valta), rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen poistamiseen (17 artikla).
Oikeus tietojen käsittelyn vastustamiseen
Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite), rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä.
Kun henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan (yleinen etu), opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palveluksessa olevilla virkamiehillä ja työntekijöillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla).
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä (18 artikla). Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset
Oppijanumero ja siihen liittyvät muut henkilötiedot talletetaan oppijanumerorekisteriin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) sekä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti.
Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä
Oppijanumerorekisteriin tallennettava nimi ja henkilötunnus tai muu yksilöimiseksi tarvittava tieto saadaan tiedon tallentajalta. Alaikäisen oppijan tai lapsen huoltajatiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. Henkilötunnukselliset henkilöt yksilöidään aina Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietojärjestelmän tiedoilla.
Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.