Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste / Tiedonanto
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)
Rekisterin nimi
Oppijanumerorekisteri
Rekisterinpitäjä:
Nimi
Opetushallitus
Osoite
PL 380, 00531 Helsinki (käyntiosoite Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki)
Muut yhteystiedot:
sähköposti kirjaamo@oph.fi, opetushallitus@oph.fi,
puhelinvaihde 029 533 1000
Rekisterinpitäjän edustaja (yhteyshenkilö)
Nimi
Katarina Repo
Yhteystiedot
vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jyrki Tuohela
sähköposti tietosuoja@oph.fi
puhelin 029 533 1000 (vaihde)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (sekä käsittelyn oikeusperuste)
Käytetään henkilön yksilöintiin tallennettaessa, käsiteltäessä ja luovuttaessa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) tarkoitettuja tietoja. Muut henkilötietojen käsittelyä ohjaavat lait: EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 ja sitä täydentävä kansallinen lainsäädäntö, laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).
Oppijanumero tallennetaan, kun henkilö hakee koulutukseen tai kun koulutustoimija siirtää opiskelijoidensa tietoja alla mainittuihin rekistereihin tai tietovarantoihin. Korkeakoulu, perusopetuksen järjestäjä, lukio- ja ammatillisen koulutuksen järjestäjä voi pyynnöstä saada oppijanumeron opiskelijoilleen tai oppilailleen. Lisäksi tässä mainittuja rekistereitä tai tietovarantoja käyttävien virkailijoiden henkilötiedot tallennetaan oppijanumerorekisteriin.
Oppijanumerorekisteri muodostuu seuraavien rekistereiden tai tietovarantojen henkilötiedoista:
- Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI)
- Ylioppilastutkintorekisteri
- Opiskelijavalintarekisteri
- Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA)
- Käyttäjähallinnon virkailijarekisteri
Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät
Oppijanumerorekisteriin tallennetaan muiden paitsi virkailijoiden osalta:
- oppijanumero, henkilön nimi, henkilötunnus tai muita yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus ja äidinkieli
- yhteystiedot
- asiointikieli
- kotikunta
Virkailijoista tallennetaan oppijanumero, nimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, asiointikieli ja yhteystiedot.
Henkilötietojen luovutukset
L884/2017 32 §
Koulutuksen järjestäjien pyynnöstä voidaan antaa opiskelijalle oppijanumero ja koulutuksen järjestäjille voidaan myös luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoihin kohdistuvia muutoksia.
Tietoja voidaan luovuttaa myös osana muiden rekistereiden tietoja siten kuin laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä säätää.
Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä.
Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään pysyvästi.
Henkilötietojen tietolähteet
- Väestörekisterikeskus (VRK)
- Rekisteröityjen itse ilmoittamat tiedot, esimerkiksi hakulomakkeet
- Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
- Korkeakoulut
- Ylioppilastutkintolautakunta (YTL)
Kuvaus teknisistä ja organisatorisista suojatoimista (art 32 kohta 1) tietojen suojaus
A. Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa ei ole.
B. Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Palvelussa käytettäviä käyttäjätunnuksia määrittelee Opetushallituksen käyttövaltuuspolitiikka, jossa on määritetty tunnusten myöntämisperusteet, poistoperusteet sekä salasanakäytännöt. Palvelussa on virkailijoille käytössä käyttöpolitiikka ja tietoturvaohjeistus. Palvelussa tietojen käsittely on mahdollista vain henkilöille, joiden tehtäviin se kuuluu. Järjestelmien teknisestä tietoturvasta huolehditaan ja tietoturvapoikkeamia seurataan, sekä niihin reagoidaan.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin.
Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön rekisteröidyn tulee liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Tarkastuspyyntöä varten on olemassa Rekisteritietojen tarkastuspyyntö – lomake https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/ -sivulla.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyn tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa hän vaatii korjattavaksi, mikä on hänen mielestään oikea tieto ja miten korjaus halutaan tehtäväksi.
Korjauspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää korjauspyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus)
Rekisteröidyn henkilötiedon käsittelyyn liittyvät muut oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, muun muassa oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan tai muuhun vastaavaan käyttöön.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus väitetystä henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta kantelemalla asiasta tietosuojavaltuutetulle.
Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.