Skip to content

Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste / Tiedonanto

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

Rekisterin nimi                          

Oppijanumerorekisteri

Rekisterinpitäjä                        

Nimi

Opetushallitus

Osoite

PL 380, 00531 Helsinki (käyntiosoite Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki)

Muut yhteystiedot

sähköposti kirjaamo@oph.fi, opetushallitus@oph.fi,  puhelinvaihde 029 533 1000

Rekisterinpitäjän edustaja (yhteyshenkilö)

Nimi

Laura von der Hagen

Yhteystiedot

vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jyrki Tuohela, sähköposti tietosuoja@oph.fi , puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste          

Opetushallitus ylläpitää oppijanumerorekisteriä osana erilaisista Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta. Oppijanumero on henkilölle annettava pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin, kun henkilötietoja tallennetaan, käsitellään ja luovutetaan rekisterikokonaisuudessa. Henkilölle luodaan oppijanumero, kun henkilöstä tallennetaan tietoja ensimmäistä kertaa. Oppijanumeroista sekä muista henkilön yksilöimiseksi tarvittavista tiedoista muodostuu oppijanumerorekisteri.

Oppijanumerorekisteri on yhteydessä seuraaviin rekistereihin:

  • Varhaiskasvatuksen tietovaranto (VARDA-tietovaranto)
  • Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI-tietovaranto)
  • Ylioppilastutkintorekisteri
  • Opiskelijavalintarekisteri
  • Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA-tietovaranto)
  • Opetushallinnon tutkintorekisteri OTI
  • Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautumisrekisteri YKI
  • Oikeustulkkirekisteri
  • Käyttäjähallinnon virkailijarekisteri

Oikeusperusteet:

Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017), varhaiskasvatuslaki (540/2018), laki oikeustulkkirekisteristä (1590/2015), laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983), laki holhoustoimesta (442/1999), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e). Käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi:

  • opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palveluksessa olevien virkamiesten ja työntekijöiden osalta kerättävät henkilötiedot

Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät 

Oppijanumerorekisteriin tallennetaan:

  • henkilön nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot

Pysyvästi oppijanumerorekisterissä säilytetään:

  • henkilön nimi, henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto sekä oppijanumero

Henkilötietoryhmät:

Ryhmä 1: Varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset

Ryhmä 2: Varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten vanhemmat ja muut huoltajat

Ryhmä 3: Varhaiskasvatuksen henkilöstö (tietojen kerääminen aloitetaan vuonna 2020)

Ryhmä 4: Oppijat seuraavissa rekistereissä ja tietovarannoissa: KOSKI-tietovaranto, ylioppilastutkintorekisteri, opiskelijavalintarekisteri, VIRTA-tietovaranto

Ryhmä 5: Alaikäisen oppijan vanhemmat ja muut lailliset edustajat

Ryhmä 6: Oikeustulkkirekisteriin tallennetut henkilöt

Ryhmä 7: Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautuvat henkilöt

Ryhmä 8: Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautuvat henkilöt

Ryhmä 9: Oppijan palveluiden virkailijakäyttäjät, jotka rekisteröityvät Opintopolkuun suomi.fi-tunnistuspalvelun kautta

  • Opintopolku.fi-palvelun virkailijakäyttäjät
  • Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan virkailijakäyttäjät
  • Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu – KOSKI-palvelun virkailijakäyttäjät
  • Oikeustulkkirekisterin virkailijakäyttäjät
  • Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautumisjärjestelmän virkailijakäyttäjät
  • Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautumisjärjestelmän virkailijakäyttäjät
  • ARVO opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelun virkailijakäyttäjät (sekä siirtymäajan entistä AIPAL-Aikuiskoulutuksen palautekyselyä käyttävät virkailijat)
  • Työelämätoimikuntien virkailijat (sekä siirtymäajan entistä AITU-järjestelmää käyttävät virkailijat)
  • ePerusteet-palvelun virkailijakäyttäjät
  • Ammatillisen peruskoulutuksen ohjaus- ja säätelypalvelu OIVAn virkailijakäyttäjät
  • Valtionavustusjärjestelmän virkailijakäyttäjät

Ryhmä 10: Opintopolun ICT-kehittäjät

Henkilötunnusta käsitellään laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi.

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Tietoja voidaan luovuttaa osana muiden rekistereiden tietoja siten kuin laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä sekä varhaiskasvatuslaissa säädetään. Ajantasaiset tiedot eri rekisterien ja tietovarantojen säännönmukaisista luovutuksensaajista löytyvät osoitteesta:

Varda-tietovaranto 

Koski-tietovaranto

Opiskelijavalintarekisteri

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Tietojärjestelmien palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin on mahdollista vain rekisteröidyn suostumuksella.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle                  

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika

Nimi, henkilötunnus tai muu yksilöivä tieto sekä oppijanumero säilytetään pysyvästi (L 884/2017, 3 §).

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin (15 artikla).

Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön rekisteröidyn tulee liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Tarkastuspyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen-tarkastus

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Oikeus vaatia tiedon oikaisua

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (16 artikla).

Oikaisupyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen-korjaus

Oikaisupyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää oikaisupyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Rekisteröidyn tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa hän vaatii oikaistavaksi, mikä on hänen mielestään oikea tieto ja miten oikaisu halutaan tehtäväksi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite) tai 1 e kohtaan (yleinen etu, julkinen valta), rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen poistamiseen (17 artikla).

Oikeus tietojen käsittelyn vastustamiseen

Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite), rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan (yleinen etu), opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palveluksessa olevilla virkamiehillä ja työntekijöillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla).

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen  

Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä (18 artikla). Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle                        

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset         

Oppijanumero ja siihen liittyvät muut henkilötiedot talletetaan oppijanumerorekisteriin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) sekä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti.

Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä          

Oppijanumerorekisteriin tallennettava nimi ja henkilötunnus tai muu yksilöimiseksi tarvittava tieto saadaan tiedon tallentajalta. Alaikäisen oppijan tai lapsen huoltajatiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä. Henkilötunnukselliset henkilöt yksilöidään aina Väestörekisterikeskuksen ylläpitämän väestötietojärjestelmän tiedoilla.

Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin                         

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.