Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste
Tietosuojaseloste / Tiedonanto
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)
Rekisterin nimi
Oppijanumerorekisteri
Rekisterinpitäjä
Nimi
Opetushallitus
Osoite
PL 380, 00531 Helsinki (käyntiosoite Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki)
Muut yhteystiedot
sähköposti kirjaamo@oph.fi, opetushallitus@oph.fi, puhelinvaihde 029 533 1000
Rekisterinpitäjän edustaja (yhteyshenkilö)
Nimi
Laura von der Hagen
Yhteystiedot
sähköposti kirjaamo@oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde)
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Jyrki Tuohela, sähköposti tietosuoja@oph.fi , puhelin 029 533 1000 (vaihde)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste
Opetushallitus ylläpitää oppijanumerorekisteriä osana erilaisista Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta. Oppijanumero on henkilölle annettava pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin, kun henkilötietoja tallennetaan, käsitellään ja luovutetaan rekisterikokonaisuudessa. Henkilölle luodaan oppijanumero, kun henkilöstä tallennetaan tietoja ensimmäistä kertaa rekisterikokonaisuuteen. Oppijanumeroista sekä muista henkilön yksilöimiseksi tarvittavista tiedoista muodostuu oppijanumerorekisteri.
Oppijanumerorekisteri on yhteydessä seuraaviin rekistereihin:
- Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda)
- Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI)
- eHOKS-palvelu
- Opiskelijavalintarekisteri
- Ylioppilastutkintorekisteri
- Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (Virta)
- Oikeustulkkirekisteri
- Opetushallinnon tutkintorekisteri (OTI)
- Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautumisrekisteri (YKI)
- Käyttöoikeuspalvelu.
Oikeusperusteet:
Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:
- laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (568/2019)
- varhaiskasvatuslaki (540/2018)
- laki oikeustulkkirekisteristä (1590/2015)
- laki Opetushallituksesta (564/2016)
- asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
- laki julkisyhteisöjen henkilöstöltä vaadittavasta kielitaidosta (424/2003)
- valtioneuvoston asetus suomen ja ruotsin kielen taidon osoittamisesta valtionhallinnossa (481/2003)
- laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983)
- laki holhoustoimesta (442/1999)
- laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e). Käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi:
- oppijanumeroon liitetyt yksilöintitiedot ja yhteystiedot (VRK)
- Opintopolun virkailijakäyttöliittymää käyttävien henkilöiden tiedot.
Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät
Rekisteröityjen ryhmät:
Ryhmä 1: Varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset
Ryhmä 2: Varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten huoltajat
Ryhmä 3: Varhaiskasvatuksen henkilöstö (tietojen kerääminen aloitetaan vuonna 2020)
Ryhmä 4: Oppijat seuraavissa rekistereissä ja tietovarannoissa: eHOKS-palvelu, KOSKI-tietovaranto, opiskelijavalintarekisteri, Virta-tietovaranto, ylioppilastutkintorekisteri
Ryhmä 5: Alaikäisen oppijan huoltajat
Ryhmä 6: Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautuvat henkilöt
Ryhmä 7: Oikeustulkkirekisteriin tallennetut henkilöt
Ryhmä 8: Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautuvat henkilöt
Ryhmä 9: Opintopolun virkailijakäyttöliittymää käyttävät henkilöt.
Kustakin ryhmästä kerättävät henkilötiedot:
Yleiset henkilötiedot:
- nimi, oppijanumero, henkilötunnus ja muita yksilöimiseksi välttämättömiä tietoja, kuten kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli sekä tarpeelliset yhteystiedot.
Henkilötunnuksen käsittelystä säädetään laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (568/2019) 14.2 §:ssä. Lisäksi henkilötunnusta käsitellään myös muissa rekistereissä, koska rekisteröityjen yksiselitteinen yksilöiminen Opetushallituksen rekisterikokonaisuudessa on tärkeää laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.
Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.
Henkilötietojen tietolähteet
- Rekisteröityjen itse ilmoittamat tiedot, esimerkiksi hakulomakkeet
- Varhaiskasvatusta järjestävät kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat
- Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
- Ylioppilastutkintolautakunta (YTL)
- Korkeakoulut
- Väestörekisterikeskus (VRK).
Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Oppijanumerorekisterin tietoja voidaan luovuttaa muista rekistereistä ja tietovarannoista tehtävien tietojen luovutusten yhteydessä siten kuin laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä, varhaiskasvatuslaissa ja julkisuuslaissa säädetään.
Varda-tietovaranto: (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78154135)
Koski-tietovaranto: (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=75671724)
Opiskelijavalintarekisteri: (https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/opintopolun-opiskelijavalintarekisterin-tietosuojaseloste/)
Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten tietosuoja-asetuksen 4 tai 9 artiklan sekä tietosuojalain 4 §:n mukaisin edellytyksin.
Tietojärjestelmien palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.
Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin on mahdollista vain rekisteröidyn suostumuksella.
Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.
Henkilötietojen säilytysaika
Tiedot säilytetään pysyvästi.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin (15 artikla).
Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön rekisteröidyn tulee liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Tarkastuspyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen-tarkastuslomake
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12).
Oikeus vaatia tiedon oikaisua
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (16 artikla).
Oikaisupyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen-korjauslomake
Oikaisupyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää oikaisupyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Rekisteröidyn tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa hän vaatii oikaistavaksi, mikä on hänen mielestään oikea tieto ja miten oikaisu halutaan tehtäväksi.
Oikeus tietojen poistamiseen
Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite) tai 1 e kohtaan (yleinen etu, julkinen valta), rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen poistamiseen (17 artikla).
Oikeus tietojen käsittelyn vastustamiseen
Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite), rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä.
Kun henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan (yleinen etu), opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palveluksessa olevilla virkamiehillä ja työntekijöillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla).
Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä (18 artikla). Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.
Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset
Oppijanumero ja siihen liittyvät muut henkilötiedot talletetaan oppijanumerorekisteriin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (568/2019) sekä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti.
Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin
Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.