Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §

Laatimispäivä
30.1.2018

1a
Rekisterinpitäjä:

Opetushallitus
PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki
vaihde 029 533 1000, kirjaamo[at]oph.fi

2
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:

Opetushallitus
PL 380 (Hakaniemenranta 6), 00531 Helsinki
vaihde 029 533 1000, kirjaamo[at]oph.fi

3
Rekisterin nimi:

Oppijanumerorekisteri

4
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Käytetään henkilön yksilöintiin tallennettaessa, käsiteltäessä ja luovuttaessa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) tarkoitettuja tietoja. Lisäksi sovelletaan henkilötietolakia (523/1999) ja julkisuuslakia (621/1999)
Oppijanumero tallennetaan kun henkilö hakee koulutukseen tai kun koulutustoimija siirtää opiskelijoidensa tietoja alla mainittuihin rekistereihin tai tietovarantoihin. Korkeakoulu, perusopetuksen järjestäjä, lukio- ja ammattilisen koulutuksen järjestäjä voi pyynnöstä saada oppijanumeron opiskelijoilleen tai oppilailleen. Lisäksi tässä mainittuja rekistereitä tai tietovarantoja käyttävien virkailijoiden henkilötiedot tallennetaan oppijanumerorekisteriin.
Oppijanumerorekisteri muodostuu seuraavien rekistereiden tai tietovarantojen henkilötiedoista:
– Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI)
– Ylioppilastutkintorekisteri
– Opiskelijavalintarekisteri
– Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA)
– Käyttäjähallinnon virkailijarekisteri

5
Rekisterin tietosisältö:

Oppijanumerorekisteriin tallennetaan muiden paitsi virkailijoiden osalta:
– oppijanumero, henkilön nimi, henkilötunnus tai muita yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus ja äidinkieli
– yhteystiedot
– asiointikieli
– kotikunta
Virkailijoista tallennetaan oppijanumero, nimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, asiointikieli ja yhteystiedot.
Rekisterin tiedot säilytetään pysyvästi.

6
Säännönmukaiset tietolähteet:

– Väestörekisterikeskus (VRK)
– Rekisteröityjen itse ilmoittamat tiedot, esimerkiksi hakulomakkeet
– Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
– Korkeakoulut
– Ylioppilastutkintolautakunta (YTL)

7
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:

L884/2017 32 §
Koulutuksen järjestäjien pyynnostä voidaan antaa opiskelijalle oppijanumero ja koulutuksen järjestäjille voidaan myös luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoihin kohdistuvia muutoksia.
Tietoja voidaan luovuttaa myös osana muiden rekistereiden tietoja siten kuin laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä säätää.

8
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Tietoja ei siirretä

9
Rekisterin suojauksen periaatteet:

A Manuaalinen aineisto
Oppijanumerorekisterin tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen virkailija voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Salassa pidettävien ja henkilötietolain 11 §:ssä tarkoitettujen arkaluonteisten tietojen suojauksesta huolehditaan.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on suojattu Opetushallituksen virkailijan tehtävien perusteella määriteltävillä käyttöoikeuksin, säännöllisesti vaihdettavin salasanoin sekä tiedonsiirtosalausohjelmien avulla. Rekisterien käytöstä on laadittu sisäiset ohjeet. Tiedot säilytetään salatussa muodossa.

10
Tarkastusoikeus:

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa omat talletetut tietonsa rekisteristä (HetiL 26 §). Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä saada niitä koskevat tiedot kirjallisena.
Tarkastuspyyntö osoitetaan kirjallisesti kirjeitse tai sähköpostitse Opetushallitukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. – Lomake rekisteritietojen tarkastus (pdf)
Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo(at)oph.fi.
Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna.

11
Oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus HetiL 29 §:n perusteella vaatia henkilörekisterissä olevan, käsittelyn kannalta virheellisen, puutteellisen, vanhentuneen tai tarpeettoman henkilötiedon oikaisemista, poistamista ja täydentämistä.
Tiedonkorjauspyyntö tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse Opetushallitukselle. Postitse lähetettävät pyynnöt toimitetaan osoitteeseen Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. – Rekisteritietojen korjaus (pdf)
Sähköpostitse lähetettävät tarkastuspyynnöt lähetetään osoitteeseen kirjaamo@oph.fi.

12
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

L884/2017 29 § Henkilö voi antaa suostumuksensa tietojen luovutuksen kolmannelle osapuolelle ja perua sen