Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste / Tiedonanto
EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

Informointivelvoitteen edellyttämä tieto

Rekisteröityjen informointi oppijanumerorekisterin osalta.

Rekisterin nimi

Oppijanumerorekisteri

Rekisterinpitäjä:

Nimi

Opetushallitus

Osoite

PL 380, 00531 Helsinki (käyntiosoite Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki)

Muut yhteystiedot:

sähköposti: kirjaamo@oph.fi, opetushallitus@oph.fi,

puhelinvaihde 029 533 1000

Rekisterinpitäjän edustaja (yhteyshenkilö)

Nimi

Laura von der Hagen

Yhteystiedot
vaihde 029 533 1000, kirjaamo(at)oph.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jyrki Tuohela

sähköposti tietosuoja@oph.fi

puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste

Käytetään henkilön yksilöintiin tallennettaessa, käsiteltäessä ja luovuttaessa laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) sekä varhaiskasvatuslaissa (540/2018) tarkoitettuja tietoja. Muut henkilötietojen käsittelyä ohjaavat lait: EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 ja sitä täydentävä kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Oppijanumero tallennetaan, kun henkilö hakee koulutukseen tai kun koulutustoimija tai varhaiskasvatustoimija siirtää opiskelijoidensa tietoja alla mainittuihin rekistereihin tai tietovarantoihin. Korkeakoulu, perusopetuksen järjestäjä, lukio- ja ammatillisen koulutuksen järjestäjä voi pyynnöstä saada oppijanumeron opiskelijoilleen tai oppilailleen. Näitä ryhmiä nimitetään opetushallituksen henkilötietojen käsittelyjen kuvauksissa ja muussa dokumentaatiossa nimellä oppija.

Lisäksi tässä mainittuja rekistereitä tai tietovarantoja käyttävien virkailijoiden henkilötiedot tallennetaan oppijanumerorekisteriin.

Oppijanumerorekisteri muodostuu seuraavien rekistereiden tai tietovarantojen henkilötiedoista:

• Varhaiskasvatuksen tietovaranto (VARDA)
• Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI)
• Ylioppilastutkintorekisteri
• Opiskelijavalintarekisteri
• Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (VIRTA)
• Käyttäjähallinnon virkailijarekisteri.

Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät

Ryhmä1: Oppijat

• Oppijanumero, henkilön nimi, henkilötunnus tai muita yksilöimiseksi tarvittavia tietoja kuten sukupuoli, syntymäaika, kansalaisuus ja äidinkieli
• Yhteystiedot
• Asiointikieli
• Kotikunta.

Ryhmä2: Virkailijat

• Oppijanumero, nimet, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, asiointikieli ja yhteystiedot.

Henkilötunnusta käsitellään laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi (Tietosuojalaki (1050/2018) 29§).

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä.

Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Henkilötietojen luovutukset

L884/2017 32 §
Koulutuksen järjestäjien pyynnöstä voidaan antaa opiskelijalle oppijanumero ja koulutuksen järjestäjille voidaan myös luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoihin kohdistuvia muutoksia.

Tietoja voidaan luovuttaa myös osana muiden rekistereiden tietoja siten kuin laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä sekä varhaiskasvatuslaki säätävät.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään pysyvästi.

Henkilötietojen tietolähteet

• Väestörekisterikeskus (VRK)
• Rekisteröityjen itse ilmoittamat tiedot, esimerkiksi hakulomakkeet
• Kunnalliset varhaiskasvatusjärjestäjät
• Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
• Korkeakoulut
• Ylioppilastutkintolautakunta (YTL)

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin (15 artikla)

Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön rekisteröidyn tulee liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus, lapsen tietoja tarkastettaessa myös lapsen nimi ja vähintään lapsen syntymäaika). Tarkastuspyyntöä varten Opintopolussa on olemassa tulostettava Rekisteritietojen-tarkastus-lomake

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvan hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Oikeus vaatia tiedon oikaisua

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (16 artikla). Rekisteröidyn tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa hän vaatii korjattavaksi, mikä on hänen mielestään oikea tieto ja miten korjaus halutaan tehtäväksi. Korjauspyyntöä varten Opintopolussa on olemassa tulostettava Rekisteritietojen-korjaus-lomake

Korjauspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää korjauspyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus)

Oikeus tietojen poistamiseen

Koska kyseessä olevan rekisterin käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan, ei rekisteröidyllä ole oikeutta tietojen poistamiseen.

Oikeus tietojen käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä, koska tietoja ei voi siirtää oppijanumerorekisteristä muualle. 

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä (18 artikla). Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset

Oppijanumero ja siihen liittyvät muut henkilötiedot talletetaan oppijanumerorekisteriin Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) sekä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti. Tiedot tallentuvat rekisteriin Väestörekisterikeskus rekisteristä automaattisesti.

Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

Oppijanumerorekisteriin tallennettavat tiedot saadaan Väestörekisterikeskuksen VTJ-järjestelmästä.

Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.