Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste / Tiedonanto

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

Rekisterin nimi                          

Oppijanumerorekisteri

Rekisterinpitäjä                        

Nimi

Opetushallitus

Osoite

PL 380, 00531 Helsinki (käyntiosoite Hakaniemenranta 6, 00530 Helsinki)

Muut yhteystiedot

sähköposti kirjaamo@oph.fi, opetushallitus@oph.fi,  puhelinvaihde 029 533 1000

Rekisterinpitäjän edustaja (yhteyshenkilö)

Nimi

Laura von der Hagen

Yhteystiedot

sähköposti kirjaamo@oph.fi, puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jyrki Tuohela, sähköposti tietosuoja@oph.fi , puhelin 029 533 1000 (vaihde)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä käsittelyn oikeusperuste          

Opetushallitus ylläpitää oppijanumerorekisteriä osana erilaisista Opetushallituksen rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta. Oppijanumero on henkilölle annettava pysyvä tunnus, jota käytetään henkilön yksilöintiin, kun henkilötietoja tallennetaan, käsitellään ja luovutetaan rekisterikokonaisuudessa. Henkilölle luodaan oppijanumero, kun henkilöstä tallennetaan tietoja ensimmäistä kertaa rekisterikokonaisuuteen. Oppijanumeroista sekä muista henkilön yksilöimiseksi tarvittavista tiedoista muodostuu oppijanumerorekisteri.

Oppijanumerorekisteri on yhteydessä seuraaviin rekistereihin:

• Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda)
• Perusopetuksen, lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen valtakunnallinen tietovaranto (KOSKI)
• eHOKS-palvelu
• Opiskelijavalintarekisteri
• Ylioppilastutkintorekisteri
• Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto (Virta)
• Oikeustulkkirekisteri
• Opetushallinnon tutkintorekisteri (OTI)
• Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautumisrekisteri (YKI)
• Käyttöoikeuspalvelu.

Oikeusperusteet:

Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön:

• laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (568/2019)
• varhaiskasvatuslaki (540/2018)
• laki oikeustulkkirekisteristä (1590/2015)
• laki Opetushallituksesta (564/2016)
• asetus opetustoimen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (986/1998)
• laki julkisyhteisöjen henkilöstöltä vaadittavasta kielitaidosta (424/2003)
• valtioneuvoston asetus suomen ja ruotsin kielen taidon osoittamisesta valtionhallinnossa (481/2003)
• laki lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta (361/1983)
• laki holhoustoimesta (442/1999)
• laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Yleinen etu ja julkinen valta (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1e). Käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi:

• oppijanumeroon liitetyt yksilöintitiedot ja yhteystiedot (Väestötietojärjestelmä)
• Opintopolun virkailijakäyttöliittymää käyttävien henkilöiden tiedot.

Rekisterin tietosisältö / käsiteltävät henkilötietoryhmät 

Rekisteröityjen ryhmät:

Ryhmä 1: Varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset

Ryhmä 2: Varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten huoltajat

Ryhmä 3: Varhaiskasvatuksen henkilöstö

Ryhmä 4: Oppijat seuraavissa rekistereissä ja tietovarannoissa: eHOKS-palvelu, KOSKI-tietovaranto, opiskelijavalintarekisteri, Virta-tietovaranto, ylioppilastutkintorekisteri

Ryhmä 5: Alaikäisen oppijan huoltajat

Ryhmä 6: Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautuvat henkilöt

Ryhmä 7: Oikeustulkkirekisteriin tallennetut henkilöt

Ryhmä 8: Yleiseen kielitutkintoon ilmoittautuvat henkilöt

Ryhmä 9: Opintopolun virkailijakäyttöliittymää käyttävät henkilöt.

Kustakin ryhmästä kerättävät henkilötiedot:

Yleiset henkilötiedot:

• nimi, oppijanumero, henkilötunnus ja muita yksilöimiseksi välttämättömiä tietoja, kuten kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli sekä tarpeelliset yhteystiedot.

Henkilötunnuksen käsittelystä säädetään laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (568/2019) 14.2 §:ssä. Lisäksi henkilötunnusta käsitellään myös muissa rekistereissä, koska rekisteröityjen yksiselitteinen yksilöiminen Opetushallituksen rekisterikokonaisuudessa on tärkeää laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi.

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Henkilötietojen tietolähteet

• Rekisteröityjen itse ilmoittamat tiedot, esimerkiksi hakulomakkeet
• Varhaiskasvatusta järjestävät kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat
• Perus- ja lisäopetuksen järjestäjät
• Lukio- ja ammatillisen koulutuksen järjestäjät
• Yliopistot, ammattikorkeakoulut ja kahden tai useamman yliopiston yhteiset rekisterit, jotka on muodostettu opiskelijoiden valintaa varten
• Digi- ja väestötietovirasto (DVV)
• Ylioppilastutkintorekisteri

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Oppijanumerorekisterin tietoja voidaan luovuttaa muista rekistereistä ja tietovarannoista tehtävien tietojen luovutusten yhteydessä siten kuin laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä, varhaiskasvatuslaissa ja julkisuuslaissa säädetään.

Varda-tietovaranto: (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234)

Koski-tietovaranto: (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613694)

Opiskelijavalintarekisteri: (https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/opintopolun-opiskelijavalintarekisterin-tietosuojaseloste/)

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tai historiallisia tutkimuksia varten tietosuoja-asetuksen 4 tai 9 artiklan sekä tietosuojalain 4 §:n mukaisin edellytyksin.

Tietojärjestelmien palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Tietojen luovuttaminen suoramarkkinointiin on mahdollista vain rekisteröidyn suostumuksella.

Tietojen siirrot kolmansiin maihin EU:n tai ETA:n ulkopuolelle                  

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot säilytetään pysyvästi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään ja oikeus saada pääsy henkilötietoihin (15 artikla).

Tarkastuspyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki. Tarkastuspyyntöön rekisteröidyn tulee liittää tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Tarkastuspyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen tarkastuslomake

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12).

Oikeus vaatia tiedon oikaisua

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (16 artikla).

Oikaisupyyntöä varten on tulostettava lomake: Rekisteritietojen korjauslomake

Oikaisupyyntö tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle: Opetushallitus, PL 380, 00531 Helsinki. Rekisteröidyn tulee liittää oikaisupyyntöön tietojen etsimiseen tarvittavat tiedot (Nimi ja henkilötunnus). Rekisteröidyn tulee yksilöidä ja perustella, mitä tietoa hän vaatii oikaistavaksi, mikä on hänen mielestään oikea tieto ja miten oikaisu halutaan tehtäväksi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite) tai 1 e kohtaan (yleinen etu, julkinen valta), rekisteröidyllä ei ole oikeutta tietojen poistamiseen (17 artikla).

Oikeus tietojen käsittelyn vastustamiseen

Kun kyseessä olevan henkilötiedon käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c kohtaan (lakisääteinen velvoite), rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa tietojensa käsittelyä.

Kun henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e kohtaan (yleinen etu), opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palveluksessa olevilla virkamiehillä ja työntekijöillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä (21 artikla).

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen  

Rekisteröidyllä voi olla tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä (18 artikla). Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle                        

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset         

Oppijanumero ja siihen liittyvät muut henkilötiedot talletetaan oppijanumerorekisteriin valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain (568/2019) sekä varhaiskasvatuslain (540/2018) mukaisesti.

Käytetäänkö tietoja automaattiseen päätöksentekoon ja/tai profilointiin                         

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.