Skip to content

Varda-palvelun tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste / Tiedonanto

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679 (GDPR)

Informointivelvoitteen edellyttämä tieto

Rekisteröityjen informointi varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda) osalta.

Informoinnin kohteena oleva rekisteröityjen ryhmä

Varhaiskasvatuksen piirissä olevat lapset sekä lasten vanhemmat ja muut lailliset edustajat.

Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen tietovaranto (Varda)

Lisätietoja Vardasta löytyy Opetushallituksen verkkopalvelusta

Rekisterinpitäjän ja tapauksen mukaan tämän mahdollisen edustajan (4(17) artikla) identiteetti ja yhteystiedot

Yhteisrekisterinpitäjinä:

1. Opetushallitus

Osoite: PL 380, 00531 Helsinki

Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6

Sähköposti: kirjaamo(at)oph.fi

Puhelin: 029 533 1000 (keskus)

Rekisterinpitäjän edustaja: Kukka-Maaria Berg, projektipäällikkö, tietohallinto, Opetushallitus.

2. Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palvelujentuottaja

Tutustu myös kunnan, kuntayhtymän tai yksityisen palveluntuottajan rekisteröityjen informointiin ko. organisaation oman kanavan kautta.

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot

Jyrki Tuohela, tietosuojavastaava, Opetushallitus

Osoite: PL 380, 00531 Helsinki

Käyntiosoite: Hakaniemenranta 6

Sähköposti: tietosuoja(at)oph.fi

Puhelin: 029 533 1000 (keskus)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Varda toimii varhaiskasvatuksen tietovarantona. Vardaa ylläpidetään osana erilaisista Opetushallituksen ylläpitämistä rekistereistä ja tietovarannoista koostuvaa rekisterikokonaisuutta.

Vardan tarkoituksena on

1) mahdollistaa varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitetty sähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien viranomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi.

2) turvata laissa määriteltyjen varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa.

3) edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa.

Viranomaiset voivat käyttää lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi tarpeellisia Vardaan tallennettuja tietoja. Vardaan tallennettuja tietoja voidaan käyttää lisäksi varhaiskasvatuksen arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa.

Oikeusperusteet

  • Lakisääteinen velvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1c). Käsittely perustuu seuraavaan lainsäädäntöön: Varhaiskasvatuslaki (540/2018).
  • Oppijanumerorekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/oppijanumeronrekisterin-tietosuojaseloste/

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Opetushallituksen ylläpitämän oppijanumerorekisterin kautta Vardaan yhdistettävät rekisteröidyn henkilötiedot:

  • nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöintitieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli ja tarpeelliset yhteystiedot.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat varhaiskasvatuksen piirissä olevaa lasta koskevat henkilötiedot:

  • nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
  • toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa
  • varhaiskasvatuslain (540/2018) 17 §:ssä tarkoitetun hakemuksen toimittamispäivämäärä
  • varhaiskasvatuslain (540/2018) 18 §:ssä tarkoitetun päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä
  • varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot
  • tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona
  • varhaiskasvatuksen järjestämismuoto.

Kunta, kuntayhtymä tai yksityinen palveluntuottaja siirtää/tallentaa Vardaan seuraavat varhaiskasvatuksen piirissä olevan lapsen huoltajaa koskevat henkilötiedot 1.9.2019 lähtien:

  • nimi, henkilötunnus, oppijanumero, äidinkieli, kotikunta ja yhteystiedot
  • varhaiskasvatuksen asiakasmaksun määrä ja palvelusetelin arvo
  • varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista annetun lain mukainen perheen koko
  • maksupäätöksen alkamis- ja päättymispäivämäärä.

Vardaan tallennetaan huoltajakokonaisuuteen liittyen ainoastaan varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten sekä heidän Väestötietojärjestelmässä olevien huoltajiensa tiedot.

Henkilötunnuksen käsittelylle on laissa säädetty peruste.

Erityisiä henkilötietoja ei kerätä. Julkisuuslain 24 §:n mukaisia salassa pidettäviä henkilötietoja ei käsitellä.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Viranomaiset, joille luovutetaan henkilötietoja varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelun avulla:

  • Kansaneläkelaitos (arvio 9/2019 lähtien)

Ajantasaiset tiedot säännönmukaisista luovutuksensaajista

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tieteellisiä tutkimuksia varten.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

Vardan ylläpitoon ja kehittämiseen osallistuvat palveluntarjoajat (henkilötietojen käsittelijät) pääsevät tarkastelemaan rekisterin sisältämiä henkilötietoja Opetushallituksen määrittämässä laajuudessa.

Tiedot tietojen siirrosta kolmansiin maihin ja tiedot käytettävistä suojatoimista (sis. tiedon komission tietosuojan riittävyyttä koskevasta päätöksen olemassaolosta tai puuttumisesta) ja keinot saada kopio tai tieto niiden sisällöstä

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Henkilötietojen säilyttämisaika tai, jos se ei ole mahdollista, tämän ajan määrittämiskriteerit

Lasta ja lapsen huoltajia koskevat tiedot säilytetään tietovarannossa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen 12 §:ssä tarkoitettu oikeus varhaiskasvatukseen päättyi.

Oppijanumero sekä ne yksilöivät tunnistetiedot, joiden perusteella oppijanumero on annettu, säilytetään pysyvästi.

Henkilötiedot, joiden säilytysaika on päättynyt, hävitetään rekisteristä vuosittain.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä ja saada pääsy Vardaan tallennettuihin henkilötietoihin (15 artikla)

  • Varhaiskasvatuksen luovutuspalvelun katselukäyttöliittymän kautta (käyttöönotto v. 2019)
  • Tietoja voi pyytää toimittamalla Opetushallitukselle Rekisteritietojen tarkastuslomakkeen  (https://opintopolku.fi/wp/wp-content/uploads/2019/02/Rekisteritietojen-tarkastus-1.1.docx)

Oikeus Vardaan merkittyjen tietojen oikaisemiseen (16 artikla)

  • Oikaisupyyntö osoitetaan ensisijaisesti kunnalle/kuntayhtymälle/yksityiselle palveluntuottajalle kunnan/kuntayhtymän/yksityisen palveluntuottajan ilmoittamalla tavalla.
  • Oikaisupyyntö voidaan tehdä myös Opetushallitukselle, joka ohjaa sen edelleen oikealle kunnalle/kuntayhtymälle/yksityiselle palveluntuottajalle. Oikaisuvaatimukset Opetushallitukselle tehdään Rekisteritietojen korjauslomakkeella (https://opintopolku.fi/wp/wp-content/uploads/2019/02/Rekisteritietojen-korjaus-1.1.docx)

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Vardassa (18 artikla)

  • Henkilötietojen käsittelyn rajoittamista koskeva kirjallinen vaatimus on toimitettava Opetushallitukselle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu tietosuojavaltuutetulle.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen tai sopimukseen perustuva vaatimus tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tällaisten tietojen antamatta jättämisen mahdolliset seuraamukset

Varhaiskasvatuslain (540/2018) 68 §:n mukaan kunnalla, kuntayhtymällä ja yksityisen palvelun tuottajalla on velvollisuus tallentaa tietovarantoon lain 70 §:ssä tarkoitetut varhaiskasvatusta koskevat tiedot tuottamansa palvelun osalta.

Tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu sekä tarvittaessa siitä, onko tiedot saatu yleisesti saatavilla olevista lähteistä

Vardaan tallennettavat tiedot saadaan

  • Kunta, kuntayhtymät ja yksityisen palvelun tuottajat
  • Väestörekisterikeskus.

Tiedot automaattisen päätöksenteon, ml. profiloinnin olemassaolosta, sekä ainakin näissä tapauksissa merkitykselliset tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta samoin kuin kyseisen käsittelyn merkittävyys ja mahdolliset seuraukset rekisteröidylle

Tietoja ei käytetä automaattisessa päätöksenteossa tai profiloinnissa.